Chúng ta bắt đầu một ngày làm việc bình thường với nỗi lo rằng liệu mình sẽ hoàn thành hết mớ công việc cả ngày bằng cách nào. Trong thực tế, quá nhiều thứ cần chúng ta để mắt tới, trước khi ta biết đâu là những việc thực sự quan trọng.
Vậy làm sao để xây dựng cho bản thân một PHONG CÁCH LÀM VIỆC KHOA HỌC? Hãy cùng tham khảo 9 quy tắc qua bài viết dưới đây của thegioivieclam.com.vn, chắc hẳn sẽ đem lại những thông tin bổ ích cho bạn.
Mục lục
Xác định mục tiêu làm việc
Bạn có muốn biết mình đạt được gì vào cuối ngày hôm nay không? Nếu bạn muốn làm việc khoa học, thì phải biết đặt ra mục tiêu để quản trị nó. Nếu làm việc mà không có mục tiêu, bạn sẽ rơi vào tình trạng thiếu tập trung và không có định hướng. 5 bước dưới đây sẽ giúp bạn xác định mục tiêu công việc trong ngày:
- Bạn cần xác định rõ tối đa 5 mục tiêu quan trọng nhất phải thực hiện trong ngày là gì?
- Sau khi biết rõ được mục tiêu của mình, bạn bắt đầu viết ra giấy đồng thời sắp xếp chúng theo thứ tự theo mức độ quan trọng dần.
- Ấn định thời hạn để hoàn thành các mục tiêu.
- Liệt kê cụ thể các bước cho từng mục tiêu.
Sau khi làm xong các bước trên, bạn nên viết vào sổ tay của mình, hoặc dùng điện thoại chụp ảnh lại để theo dõi sát mục tiêu, tránh xao lãng bởi các mục tiêu phụ khác
Để đạt được mục tiêu đã đề ra, bạn cần phải lên kế hoạch rất chi tiết. Kế hoạch của bạn đi từ tổng quát, đến chi tiết, theo nhiệm vụ, theo công việc, theo thời gian. Cần chi tiết thời gian theo tháng, tuần, ngày, buổi… Thời điểm tốt nhất để lên kế hoạch làm việc hàng ngày là vào buổi tối. Khi ấy, tiềm thức của chúng ta sẽ phác thảo các phương hướng thực hiện từng phần việc trong bảng danh sách đó. Bạn nhớ áp dụng nguyên tắc 10/90, dành 10% thời gian để lên kế hoạch và tổ chức công việc trước khi bắt tay vào thực hiện giúp chúng ta sử dụng 90% thời gian còn lại hiệu quả hơn.
Vận dụng quy tắc Pareto 80/20
Chúng ta hãy vận dụng quy tắc 80/20 – bất cứ việc gì cũng đều được cấu thành từ 20% thiểu số nhưng quan trọng và 80% đa số nhưng ít quan trọng hơn. Việc xác định nhiệm vụ hàng đầu trọng yếu chiếm 10-20% sẽ khiến bạn hoàn thành được đến 80-90% thành quả. Cố gắng tập trung tối đa thời gian, công sức vào những nhiệm vụ trọng yếu này.
Dù chúng có khó khăn đến đâu, chúng ta cũng phải sẵn sàng đương đầu với chúng – giống như chúng ta sẵn sàng tinh thần để nuốt trọn con ếch vào mỗi buổi sáng vậy.
>> Xem thêm:
Tiên đoán hậu quả để xác định việc quan trọng
Suy nghĩ về hậu quả giúp chúng ta dự đoán, xác định được mức độ quan trọng của một hành động hay một nhiệm vụ. Một tầm nhìn chiến lược dài hạn sẽ nâng cao hiệu quả của những quyết định ngắn hạn. Diễn giả Denis Waitley nói rằng “Kẻ thất bại hành động để làm dịu đi sức ép công việc hiện tại. Còn người thành công hành động cho mục tiêu dài hạn”.
Sẽ luôn có những khó khăn, trở ngại trên đường đi đến mục tiêu. Hãy tự hỏi và trả lời những câu hỏi: “Điều gì đang kìm hãm sự thành công của mình?”, “Điều gì làm giảm tốc độ phát triển?”, “Điều gì làm chúng ta còn chần chừ, ngại ngần?”, “Tại sao chúng ta vẫn chưa đạt mục tiêu đã đề ra?” để tìm ra những yếu tố trở ngại. Thông thường, 80% các yếu tố trở ngại là nội tại, và 20% là ngoại tại, khách quan. Tháo gỡ, cải thiện các yếu tố cản trở này sẽ giúp chúng ta về đích, đạt mục tiêu trong thời gian sớm hơn.
Sử dụng phương pháp ABCDE để hoạch định công việc
Phương pháp ABCDE là kỹ thuật lựa chọn mục tiêu theo trình tự ưu tiên:
- A là những công việc quan trọng phải thực hiện nếu không muốn gánh chịu những hậu quả đáng tiếc. Đây là những con ếch mà bạn phải “ăn” từng ngày. Nếu có nhiều công việc loại A, chúng ta đặt tên chúng là A-1, A-2, A-3 để phân loại tầm quan trọng của chúng.
- B là những việc nên làm, tuy nhiên những công việc này chỉ mang lại lợi ích tương đối. Đừng bao giờ bắt tay vào một việc B khi vẫn còn một việc A nào đó.
- C là những việc vô thưởng vô phạt, làm hay không làm cũng không mang lại hiệu quả, khác biệt gì lớn.
- D là những việc mà chúng ta có thể giao phó. Nhưng phải giao phó cho đúng người.
- E là những công việc có thể gạt bỏ. Chúng ta không bao giờ bận tâm, tốn thời gian cho những việc E này.
Để thực hiện những công việc lớn, những mục tiêu cao, chúng ta hãy chia những công việc lớn này thành nhiều bước nhỏ, và lên kế hoạch để thực hiện từng bước. Lần lượt hoàn thành từng bước nhỏ này, chúng ta sẽ đạt được công việc lớn, hoàn thành mục tiêu cao.
Tập trung tạo hiệu quả
Luật tập trung hiệu quả: “Chúng ta không bao giờ có đủ thời gian để làm mọi việc, nhưng chúng ta luôn đủ thời gian để làm việc quan trọng nhất”.
Trả lời 3 câu hỏi sau: “Hoạt động nào của tôi có giá trị nhất?”, “Công việc nào chỉ tôi và một mình tôi thực hiện và hoàn thành xuất sắc để thực sự tạo ra một sự khác biệt?”, “Công việc nào tốt nhất cho thời gian của tôi?”, chúng ta sẽ xác lập được trình tự ưu tiên cho những công việc có giá trị nhất mà chúng ta cần tập trung vào để hoàn thành.
Chuẩn bị đầy đủ trước khi bắt đầu và không ngừng học hỏi
Để vượt qua trạng thái chần chừ, ngần ngại để đạt hiệu quả cao, chúng ta cần phải chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng cho công việc trước khi bắt đầu. Khi đã chuẩn bị sẵn sàng, chúng ta như súng đã lên nòng, hay cung đã gương tên, chỉ cần một lực đẩy nhỏ, chúng ta sẽ lập tức khởi động nhiệm vụ quan trọng của mình. Hãy dọn dẹp bàn làm việc, không gian phòng làm việc, chuẩn bị đầy đủ mọi “vật liệu” cho công việc của mình, ngồi vào bàn và bắt đầu cho đến khi công việc hoàn tất.
Bạn phải không ngừng học hỏi thêm những kiến thức mới một cách thường xuyên nhất có thể. Học một ngôn ngữ mới, đọc một cuốn sách, hay chơi một môn thể thao… Hoặc bạn cũng có thể nâng cao kỹ năng kinh doanh của mình bằng cách tham gia một khóa học trực tuyến, hãy làm bất cứ điều gì bạn cảm thấy thú vị. Học một thứ gì đó mới sẽ tăng cường hiệu suất làm việc của não và giữ cho nó luôn ở trong trạng thái tỉnh táo nhất có thể.
Tối đa hóa nguồn năng lượng cá nhân
Năng lượng thể chất, trí tuệ và tinh thần quyết định hiệu suất làm việc của từng cá nhân. Vì thế chúng ta phải không ngừng bảo vệ và nuôi dưỡng các nguồn năng lượng đó.
Một quy luật thông thường của sinh học là năng suất làm việc của chúng ta sẽ giảm nhanh chóng sau 8-9 giờ làm việc. Chúng ta cần phải tạm dừng công việc đúng lúc để nghỉ ngơi, ăn uống, tập thể dục, vui chơi… thì mới có thể tái tạo nguồn năng lượng để tiếp tục làm việc lâu dài, và hoàn thành những mục tiêu của cuộc đời.
Chia nhỏ công việc
Làm thế nào để ăn hết một con voi? Câu trả lời là chúng ta phải ăn từng miếng một. Công việc cũng vậy. Chúng ta phải biết cách chia nhỏ một công việc lớn ra từng công việc nhỏ.
Về mặt tâm lý, chúng ta dễ dàng thực hiện từng công việc nhỏ hơn là thực hiện toàn bộ công việc lớn. Sau khi làm xong một việc, chúng ta có tâm lý thỏa mãn và muốn thực hiện tiếp công việc khác.
Cứ thực hiện từng công việc nhỏ, chúng ta sẽ lần lượt hoàn thành toàn bộ công việc lớn.
Chuyên tâm với từng công việc, chống lại những phiền nhiễu
Dù khả năng của chúng ta trong việc duy trì sự tập trung rất cần thiết để thành công, những đó là việc làm đặc biệt khó. Bởi bộ não của chúng ta thực sự được cơ cấu để phản hồi về các phiền nhiễu. Và hơn bao giờ hết, văn phòng của chúng ta lại là nơi vô cùng nhiều yếu tố xao lãng: máy tính, điện thoại, chia sẻ không gian văn phòng, các chúng ta.
Để chuyên tâm vào công việc, chúng ta cần làm chủ 2 kỹ năng. Kỹ năng đầu tiên rất rõ ràng đó là loại bỏ phiền nhiễu. Kỹ năng thứ hai là sự tập trung.
Tất cả chúng ta đều bị choáng ngợp với công việc và các nhu cầu của cuộc sống. Hiệu suất là thước đo dành cho các cỗ máy, và tất nhiên con người không phải là máy móc. Để có phong cách làm việc khoa học và hiệu quả, bạn chỉ cần áp dụng 9 nguyên tắc trên. Các chiến lược này sẽ khiến cho bạn tận dụng được những giờ làm việc thật hiệu quả. Đồng thời qua quá trình tìm kiếm, xây dựng phong cách khoa học, chúng ta sẽ hiểu thêm và cảm thông với bản thân, làm chủ được công việc của mình và có thể kiểm soát được cuộc sống của chúng ta.
Chủ đề liên quan:
