Bạn đã từng nghe qua phương pháp 5s tại nơi làm việc của người Nhật chưa? Đây là nguyên tắc làm việc rất phổ biến và là công cụ quan trọng, không thể thiếu trong bất kỳ một tổ chức nào muốn hướng đến mô hình đẳng cấp thế giới.
Thế giới việc làm sẽ giới thiệu cho bạn, cách THỰC HIỆN 5S TẠI NƠI LÀM VIỆC đẳng cấp như người Nhật qua bài viết dưới đây.
Mục lục
Nguyên tắc 5s tại nơi làm việc là gì?
Đây là phương pháp này bắt nguồn từ nước Nhật và hiện nay cũng đã được phổ biến ở nhiều quốc gia khác, trong đó có Việt Nam. Đây là phương pháp quản lí, sắp xếp nơi làm việc, được tóm gọn trong 5 chữ bắt đầu bằng chữ cái S trong tiếng Nhật- đồng thời cũng được việt hóa thành 5 từ trong tiếng Việt . Đó là:
整理 せいり seiri Sàng lọc
整頓 せいとん seiton Sắp xếp
清掃 せいそう seisou Sạch sẽ
清潔 せいけつ seiketsu Săn sóc
躾 しつけ shitsuke Sẵn sàng
5s là m ột trong nh ững “Công c ụ ” c ơ b ản và vô cùng h ữu d ụng cho KAIZEN để C ải ti ến qu ản lý S ản xu ất, n ế u được áp d ụng m ộ t cách đúng đắn. Tác dụng trước mắt của 5S là tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, tiện lợi và vui vẻ. Nhìn về lâu về dài, 5S giúp tăng năng suất lao động và tạo thành hình ảnh đẹp của công ty, góp phần tạo ra thói quen tốt cho toàn bộ nhân viên để áp dụng vào cuộc sống thường ngày, tạo thành những công dân có nếp sống tốt trong xã hội.
Tuy nhiên, có rất nhiều công ty, áp dụng quy tắc 5s vào quá trình và làm việc những không đạt kết quả. Lý do là chưa hiểu đúng và thực hiện sai phương pháp. Một số thì rất hiệu quả trong giai đoạn đầu, nhưng càng về sau thì càng hời hợt, không hữu ích. Như vậy làm sao để áp dụng đúng cách phương pháp này? Chỉ có một cách là tìm hiểu thật kỹ về nó rồi mới áp dụng.
Chữ S đầu tiên Seiri – Sàng lọc
Seiri có nghĩa là lựa chọn những vật dụng không cần thiết và lượng không cần thiết của những vật cần dùng.
Bằng cách sàn lọc bớt những vật dụng không cần thiết, sẽ giúp cho nơi làm việc của bạn trở nên đơn giản, thông thoáng hơn. Nếu bạn đã không đoái hoài tới những món đồ này trong vòng từ 1 tới 2 tháng, hay chúng không phục vụ trực tiếp cho nhiệm vụ hiện tại của bạn, hãy đặt quyết tâm tạm biệt chúng ngay lập tức. Sàng lọc phải dựa vào 2 tiêu chí:
- Nơi làm việc khác nhau và đối tượng khác nhau sẽ có những tiêu chuẩn khác nhau.
- Chỉ để lại nơi làm việc đủ lượng cần thiết cho hoạt động hàng ngày.
Chữ S thứ hai seiton – Sắp xếp
Sau khi đã sàng lọc bớt những đồ dùng không cần thiết thì bạn tiến hành sắp xếp lại chúng. Việc sắp xếp phải thỏa mãn 3 điều kiện là gọn gàng, thuận tiện sử dụng và đảm bảo an toàn.
Bạn có thể tham khảo thêm một vài nguyên tắc sắp xếp khu vực làm việc cơ bản của người Nhật dưới đây:
Khu vực chính của bàn làm việc nên để trống, tránh làm vướn víu khi giải quyết công việc
- Hãy để máy tính theo hướng ngồi thuận giúp bạn dễ dàng thao tác khi làm việc hơn, đồng thời tránh tình trạng mỏi lưng, cổ thường xuyên diễn ra với dân văn phòng.
- Đồ dùng được sử dụng thường xuyên thì để gần phạm vi sải tay để dễ bề tiếp cận, số còn lại có thể được sắp xếp ở khu vực xa hơn, tránh hạn chế tầm mắt quan sát. Cần lưu ý để các vật dụng thiết yếu như bình chữa cháy và các trang thiết bị an toàn luôn dễ nhìn và dễ tiếp cận.
- Đối với những giấy tờ, chứng từ không thể số hóa và khó phân biệt, hãy đánh dấu chúng bằng màu sắc và con số để dễ dàng tìm kiếm và sử dụng trong trường hợp cần thiết.
Điều quan trọng nhất là, sau khi sử dụng bất kỳ vật dụng nào thì phải trả lại đúng vị trí ban đầu của nó.
>> Xem thêm:
Chữ S thứ ba Seisou – Sạch sẽ
Ngoài khía cạnh sắp xếp khoa học, một khu làm vực làm việc tiêu chuẩn trong 5S cũng cần phải được giữ vệ sinh sạch sẽ. Cảm giác của bạn sẽ thế nào, nếu như bước vào nơi làm việc đầy rác thải và mùi hôi, thối. Việc đảm bảo mỹ quan cho môi trường giúp nhân viên có tâm lý tươi mới và thoải mái hơn khi bắt tay vào làm việc. Tổ chức cần lên kế hoạch cho việc kiểm vệ sinh thường xuyên để tạo ra và duy trì một môi trường làm việc gọn gàng và sạch sẽ.
Để giữ vệ sinh trong khu vực làm việc hiệu quả, hãy tập cho mình thói quen thu gọn rác thải sau khi sử dụng và lập tức loại bỏ chúng. Đồng thời, hãy lên lịch dọn dẹp định kỳ, đầu ngày từ 3-5 phút để thu vén và chỉnh đốn lại không gian cá nhân, tránh để xảy ra tình trạng lộn xộn trước khi làm việc.
Chữ S thứ tư Seiketsu – Săn sóc
Duy trì những việc đã làm, cải tiến nơi làm việc để đạt hiệu quả cao hơn. Tạo môi trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ. Đồng thơi để đảm bảo phương pháp 5S được vận hành có hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập những quy chuẩn nêu rõ phạm vi, trách nhiệm của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 5S tại từng vị trí.
Luôn trên tinh thần tự nguyện, thực hiện 5s như kiểu bị ép buộc có thể để lại những hệ quả xấu, vì vậy chúng ta đặc biệt lưu ý đến vấn đề ý thức của các thành viên trong công ty, nơi làm việc khi phát động 5s.
Chữ S thứ năm Shitsuke – Sẵn sàng
Đây là yếu tố cốt lõi của hệ thống 5S. Hoạt động này hướng tới cấp độ tự phát triển rất cao và không hề dễ dàng. Vì vậy, trong các hoạt động 5S, trước hết hãy để mọi người tuân theo Seiri, Seiton, Seiso và Seiketsu ở cấp độ hợp lý.
Ở bước này, các nhà quản lý sẽ giúp nhân viên của mình hiểu rõ giá trị của những nguyên tắc 5S thông qua những buổi trao đổi dành riêng cho chủ đề này. Qua trao đổi, mỗi nhân viên có thể tìm thấy cho mình động lực để tự thúc đẩy bản thân duy trì sự cố gắng tuân thủ và giữ gìn trật tự nơi làm việc một cách liên tục.Từ đó, tạo ra cho mình một phong cách làm việc khoa học có nề nếp và tính trách nhiệm cao.
Nên hay không nên thực hiện 5s tại nơi làm việc?
Thực hiện 5s tại nơi làm việc và một điều rất được khuyến khích. Bởi vì những ưu điểm sau:
- Càng bừa bộn bao nhiêu, năng suất lao động của bạn càng dễ dàng sụt giảm bấy nhiêu, Thực hiện 5s sẽ giúp cho không gian làm việc của bạn trở nên gọn gàng, đẹp mắt. Từ đó dẫn đến tinh thần làm việc của bạn cũng thoải mái và tăng khả năng sáng tạo hơn. Giúp hình thành những thói quen tốt trong cuộc sống.
- Đối với các nhà lãnh đạo, khi áp dụng 5s vào nhân viên của mình sẽViệc áp d giúp xây dựng được một tập thể những nhân viên làm việc có nguyên tắc và trách nhiệm. 5S sẽ giúp bạn đào tạo nhân viên của bạn một cách thiết thực ngay từ trong những hoạt động nhỏ nhất hàng ngày.
- 5S còn giúp bạn tối ưu hóa việc quản lý trang thiết bị, hàng hóa và giảm thiểu tối đa sự lãng phí trong cửa hàng. Đồng thời, đây cũng là cách hữu hiệu để tập cho nhân viên của bạn thói quen trung thực và tác phong làm việc có nề nếp.
Trước khi tiến hành 5s, bạn nên thực hiện các bước sau:
- Chuẩn bị, xem xét thực trạng.
- Phát động chương trình.
- Mọi người tiến hành tổng vệ sinh.
Chủ đề liên quan:
