Thế giới việc làm

Theo dõi tiến độ công việc của nhân viên là việc làm rất cần thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải thực hiện. Trước kia, chúng ta thường phải mất nhiều thời gian để xử lý các số liệu và ghi lại công việc trên giấy thì ngày nay việc quản lý tiến độ công việc bằng excel đã được nhiều công ty sử dụng, bởi sự tiện lợi và khoa học mà nó mang lại.

Vậy quản lý tiến độ công việc bằng excel là gì? Cùng tham khảo chi tiết trong bài viết dưới đây của thế giới việc làm nhé.

Quản lý tiến độ công việc bằng excel là gì?

Quản lý tiến độ bằng công việc bằng excel là tài liệu dùng để ghi lại quá trình thực hiện công việc của nhân viên dưới dạng bảng, tính toán và các số liệu thống kê. Với mục đích nhằm kiểm soát tiến độ làm việc của người lao động.

Chọn excel để quản lý tiến độ công việc bởi vì:

• Bảng tính excel được tạo bởi hàng và cột, giúp người dùng dễ dàng nhập các con số và thực hiện các phép tính.
• Excel cho phép người dùng tính toán nhanh chóng và an toàn mà không cần bất kỳ sự hỗ trợ của công cụ nào. Thông qua các hàm tính toán phổ biến như: Logic, sum, AVG,…
• Excel dùng để tính toán cũng như xây dựng các dãy số trực quan, lập kế hoạch và theo dõi các dự án được dễ dàng hơn.
• Excel có giao diện rõ ràng và dễ sử dụng.
• Dữ liệu excel cũng có thể được chuyển đổi thành các slide PowerPoint.
• Lưu trữ nhiều thông tin và có thể dễ đang chuyển từ nơi này sang nơi khác.

Như vậy, excel đã trở thành một công cụ đắc lực cho mọi người trong việc quản lý tiến độ công việc của mình và của doanh nghiệp.

Tại sao nên quản lý công việc bằng excel?

Nếu nhóm của bạn đang sử dụng nhiều phương pháp để quản lý tiến độ công việc (bảng tính, lưu trữ đám mây, email và tài liệu giấy), thì các tài liệu và dữ liệu quan trọng có thể trở nên khó theo dõi hoặc bị mất khi mọi người di chuyển giữa các hệ thống. Nếu bạn muốn chắc chắn rằng nhóm của bạn biết chính xác những gì họ cần. Cho dù đó là báo giá, ngày đáo hạn, đề xuất hoặc bất kỳ chi tiết nào khác liên quan đến tiến độ công việc. Việc quản lý tiến độ công việc bằng excel sẽ giúp nhân viên:

Giúp theo dõi, giám sát tiến độ công việc

Nhìn vào bảng quản lý tiến độ công việc chúng ta có thế thấy rõ được các thông tin như: các công việc đã thực hiện đến thời điểm hiện tại, có đúng với kế hoạch đề ra không, thời gian thực hiện như thế nào, có bị chậm so với tiến độ không. Tất cả được tiến hành một cách chính xác, nhanh chóng, dễ dàng nhất.

Giúp phân chia công việc hợp lý

Bảng excel quản lý tiến độ công việc sẽ thể hiện rõ về thời gian thực hiện các công việc sẽ được bố trí theo từng mốc thời gian phù hợp nhất và sẽ có những phương án dự trù việc phát sinh trong quá trình làm việc, thời gian thực hiện công việc như thế nào, nhân sự như thế nào thì phù hợp.

Dễ dàng trong việc đánh giá tiến độ, hiệu quả công việc

Dựa vào bảng quản lý tiến độ công việc sẽ dễ dàng thấy được quá trình công việc hiện nay ra sao, có gặp vướng mắc ở bộ phận nào hay khâu kỹ thuật nào không từ đó có thể đưa ra những góp ý hay các phương án xử lý hay sửa đổi cách làm việc để đem lại hiệu quả cao nhất.

Thông qua cách quản lý công việc bằng excel bạn, nhân viên hay cấp trên muốn xem tiến độ làm việc thì đều dễ dàng có thể xem được thông tin:

• Những công việc và nhiệm vụ họ đã được giao
• Nên phân bổ bao nhiêu thời gian cho mỗi công việc
• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc cũng như các mốc quan trọng cho tất cả các công việc họ đang làm
• Cách theo dõi thời gian và chi phí và phân bổ chúng cho công việc phù hợp
• Công việc sắp tới, đang thực hiện, bị tạm dừng hoặc bị hủy

Quản lý tiến độ công việc bằng excel cho phép bạn quản lý toàn bộ chu trình công việc của mình ở một nơi và cung cấp cho bạn một điểm truy cập duy nhất cho tất cả dữ liệu liên quan đến công việc. Mỗi thành viên trong nhóm có thể xem tất cả các công việc được giao và thời gian được phân bổ, các ngày quan trọng và tài liệu liên quan trong một bảng điều khiển có thể tùy chỉnh.

>>Xem thêm:

• Thư thông báo kết quả phỏng vấn
• Email thông báo nghỉ việc bằng Tiếng Anh

Cách quản lý tiến độ làm việc bằng excel

Bước một: Phát thảo mẫu quản lý công việc

Phát thảo mẫu quản lý tiến độ dự làm việc trước khi tạo bảng quản lý trong excel sẽ hạn chế sai sót và không bị thiếu ý. Đảm bảo rằng nhóm của bạn có một khoảng thời gian để làm việc trên các dự án của họ để bạn có mô tả chính xác hơn về khối lượng công việc của nhóm. Điều quan trọng là bạn phải thiết lập khối lượng công việc phù hợp nhưng vẫn nhận được ý kiến ​​đóng góp từ nhóm của bạn về thời gian làm việc.

File excel quản lý tiến độ công việc thường phải bao gồm đầy đủ những thông tin sau: tên doanh nghiệp, tên dự án, tên người thực hiện dự án, tên công việc cần thực hiện, ngày tháng giao việc, ngày giờ hoàn thành, số ngày thực hiện.

Bước hai: Tạo bảng tính Excel cho một công việc cụ thể

Khi bạn đã thiết lập các dự án mà nhóm của bạn đang thực hiện, bạn có thể tạo một trang tính mới trong bảng tính để ghi lại khối lượng công việc của nhóm.

Bước ba: Lập danh sách tên người phụ trách

Sử dụng hàng này để ghi lại tất cả tên của nhân viên của bạn. cách bạn có thể ghi lại tất cả thông tin của họ. Nếu bạn có nhiều nhân viên, bạn có thể tô màu tên của mọi người để dễ dàng tìm thấy người bạn đang tìm kiếm hơn.

Bước 4: Tạo tiêu đề công việc

Nhập tên của công việc mà bạn và hoặc nhân viên của bạn đang làm việc trong hàng này nằm dưới tên của họ. Bạn có thể nhập nhiều công việc dưới tên của người được giao hoặc giữ nguyên.

Bước 5: Thiết lập thời gian hoàn thành các cột mốc công việc

Mặc dù rõ ràng việc theo dõi nhóm của bạn hoàn thành các nhiệm vụ riêng lẻ là rất quan trọng, nhưng khi nhóm của bạn bị phân tán về mặt thể chất, điều quan trọng là phải thiết lập và theo dõi các mốc cồng việc. Một cột mốc quan trọng là một điểm tiến bộ rõ rệt, có thể chia nhỏ công việc thành các phần có thể quản lý được.

Cách thiết lập thời gian để hoàn thành các cột mốc công việc:

• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc
• Kiểm tra ngân sách
• Ngày đến hạn của công việc
• Đánh giá bên ngoài hoặc nội bộ
• Kiểm tra hoặc thanh tra qua mỗi mốc thời gian đặt ra

Đặt ra các cột mốc quan trọng giúp nhóm của bạn luôn cập nhật các thời hạn chính và cho phép bạn vượt qua mọi rủi ro tiềm ẩn để công việc diễn ra đúng hạn hàng đúng hạn.

Đánh giá tiến độ công việc thường xuyên

Mặc dù quản lý tiến độ công việc bằng excel được đánh giá là nhanh và hiệu quả. Nhưng chúng ta nên thường đánh giá lại hiệu quả của cách làm này. Để từ đó tiến hành và cải cách những gì còn thiếu sót chưa hoàn chỉnh.

Bên cạnh đó nhân viên của bạn có thể thêm mức độ hoàn thành của họ vào các dự án khác nhau. Tại đây, bạn sẽ có thể xem ai đã hoàn thành công việc của mình, ai vẫn đang làm việc và ai có thể chưa bắt đầu. Thực hiện nó hàng này, bạn sẽ có thể xác định ai là người sẵn sàng thực hiện nhiều dự án hơn, ai đang làm tốt với dự án mà họ đã được giao và ai đang gặp khó khăn.

Chỉ cần thực hiện theo hướng dẫn trên bạn sẽ là chủ sở hữu tự hào của một công cụ theo dõi tiến độ công việc tiện lợi và cực khoa học. Đừng ngần ngại thay đổi bảng excel đơn giản này theo ý thích của bạn bằng cách thêm màu sắc, nhận xét, trường mô tả, nhiều tab hơn,..

Những khó khăn khi quản lý tiến độ công việc bằng Excel

Khi sử dụng Excel để quản lý khối lượng công việc, mặc dù lúc đầu hiệu quả, nhiều người gặp phải những trở ngại như:

• Đòi hỏi người dùng phải thông tạo excel: Để có được một bảng trang tính excel quản lý tiến độ công việc khoa học và dễ dàng sử dụng dành cho các công việc trong quản lý tiến độ công việc, của các dự án ra sao thì phỉa đòi hỏi người làm phải biết rất nhiều kỹ năng sử dụng excel và cả các thủ thuật excel nâng cao
• Khả năng lưu trữ dữ liệu không đủ lớn, thời gian lưu trữ ít: Đây là một trong những yếu điểm của quản lý tiến độ công việc bằng excel. Đó là chưa kể trong quá trình sử dụng có thể xảy ra các sự cố như chập điện, máy tính bị lỗi, phần mềm bị nhiễm virus hoặc trong quá trình làm chúng ta có thế ấn nhầm trong việc lưu hay xóa. .
• Bị động, chậm trễ: Trong quá trình thực hiện công việc thì kết quả công việc liên tục cập nhập và phải qua một hoặc nhiều các trung gian mới có thể cập nhập trong bảng file quản lý tiến độ công việc tổng được. Hơn nữa khi cập nhập được kết quả mới bạn phải nhanh chóng chỉnh sửa, tính toán, tổng hợp lại kết quả để báo cáo, điều này sẽ gây mất khá nhiều thời gian.
• Không lưu trữ được kết quả công việc trên Excel: Trong bảng quản lý tiến độ công việc bằng excel nó sẽ không thể hiện chi tiết hay cụ thể từng công việc, từng thông số đó như thế nào. Gây ra sự thiếu minh bạch và ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ công việc của công ty, doanh nghiệp.
• Chỉ định lại hoặc phân phối lại khối lượng công việc có nghĩa là bạn phải định dạng lại toàn bộ trang tính.
• Không có cập nhật thời gian thực hoặc theo dõi tiến độ; tất cả phải được cập nhật theo cách thủ công.

Tuy còn nhiều hạn chế nhưng nhìn chung với những tính năng ưu việt thì việc quản lý tiến độ công việc bằng excel vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý của tổ chức, công ty, doanh nghiệp và mang lại hiệu quả hữu dụng trong thời đại phát triển công nghệ số như hiện nay.