Thế giới việc làm

Hiện nay, một bộ phận giới trẻ đang gặp phải vấn đề trong việc như mất tập trung khi làm việc, không xác định được mục tiêu hay lúc nào công việc cũng chồng chất không giải quyết xong. Lý do chính là không biết xác định mục tiêu cũng như cách lập kế hoạch 1 ngày làm việc hiệu quả.

Không biết cách tập trung và phân bổ thời gian hợp lý sẽ làm giảm năng suất làm việc của bạn dù bạn có sở hữu năng lực tốt đến đâu chăng nữa. Bài viết dưới đây của thế giới việc làm sẽ hướng dẫn cho bạn cách lập kế hoạch 1 ngày làm việc hiệu quả và cực kỳ khoa học.

Kế hoạch 1 ngày làm việc là gì?

Kế hoạch 1 ngày làm việc là một bản tóm lược gồm các mục tiêu và công việc để một đội hoặc một người đạt được các mục tiêu đặt ra trong ngày.

Nên lập kế hoạch 1 ngày làm việc vì:

• Lập kế hoạch làm việc sẽ giúp bạn có cách làm việc khoa học dù làm việc với bất kỳ dự án nào.
• Kế hoạch 1 ngày làm việc giúp bạn chia công việc thành những nhiệm vụ nhỏ dễ thực hiện và làm rõ mục tiêu của từng nhiệm vụ.
• Một công việc đã được lên kế hoạch từng ngày một cách có tổ chức sẽ có tác động đáng kể đchirnawng suất làm việc của bạn.
• Thời gian hoàn thành công việc sẽ được rút ngắn hơn. Vì thời gian được phân bổ cho từng nhiệm vụ và các chiến lược để hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau trong thời gian ngắn nhất có thể.
• Thông qua việc lập kế hoạch 1 ngày làm việc, và thực hiện chúng. Vô hình sẽ xây dựng cho chúng ta những thói quen tích cực.
• Tạo cho chúng ta phong thái làm việc tự tin, chủ động ứng phó với mọi tình huống xảy ra. Vì mọi thứ đã được bạn lường trước trong kế hoạch 1 ngày làm việc.

Với một bảng kế hoạch 1 ngày làm việc chi tiết, khoa học bạn sẽ không còn phân vân không biết biết nên bắt đầu công việc từ đâu? Mục tiêu làm việc của mình là gì? Tại sao mình phải làm việc này trước mà không phải việc kia?… Mọi thứ đều rõ ràng và cụ thể ngay trước mắt. Nếu thực hiện đúng cách, bạn sẽ thấy hiệu quả và năng suất của mình tăng lên rất nhiều đấy.

Tạo thói quen lập kế hoạch 1 ngày làm việc của bạn là tốt, tuy phải bảo rằng kế hoạch của bạn thực sự đang thúc đẩy bạn hướng tới những mục tiêu lớn hơn là một việc khác. Làm thế nào để thông qua kế hoạch 1 ngày làm việc phải phù hợp với các mục tiêu dài hạn của bạn?

Cách lập kế hoạch 1 ngày làm việc

Cách bạn lên kế hoạch 1 ngày làm việc có thể ảnh hưởng hoặc phá vỡ năng suất làm việc cả ngày của bạn. Sau đây là cách lập kế hoạch 1 ngày làm việc khoa học và hiệu quả nhất hiện nay:

Xem xét toàn bộ kế hoạch trong tuần bạn

Lập kế hoạch 1 ngày làm việc bắt đầu bằng việc xem xét kế hoạch cả tuần của bạn. Bạn có thể có nhiều mục tiêu, một loạt các nhiệm vụ tiềm năng cần phải hoàn thành chúng trong tuần. Mặc dù một số mục tiêu được hưởng lợi từ hành động hàng ngày, nhưng việc hướng tới những mục tiêu khác vài lần một tuần có thể tạo ra động lực.

Có thể bạn tập thể dục vào thứ Hai, thứ Tư và thứ Sáu. Vào một số ngày, bạn có chỉ muốn tập trung vào những việc cần làm liên quan đến một mục tiêu chuyên môn cụ thể. Ngoài ra, bạn có thể xếp chồng các nhiệm vụ mục tiêu cá nhân của mình vào cuối tuần. Hãy dành thời gian vào tối Chủ nhật hoặc sáng thứ Hai để thu nhỏ và phác họa nhẹ tuần của bạn để bạn biết mình sẽ tập trung vào những mục tiêu nào và vào những ngày nào. Lưu các chi tiết cho việc lập kế hoạch 1 ngày làm việc của bạn.

Liệt kê các công việc cần phải làm trong ngày

Bạn muốn làm những công việc gì trong ngày? Bạn phải hoàn thành mỗi cái vào thời gian nào? Bạn có đủ thời gian cho chúng không? Bạn phải bắt đầu mỗi ngày bằng cách trả lời cho những câu hỏi này. Những câu trả lời này sẽ là nội dung trong bảng kế hoạch 1 ngày làm việc của bạn. Bảng kế hoạch 1 ngày làm việc có thể ở dạng kỹ thuật số, hoặc ghi chú bằng điện thoại, hoặc đơn giản là ghi vào một cuốn sổ tay nhỏ. Liệt kê ra 5 công việc quan trọng phải làm trong ngày theo quy tắc 80/20 có nghĩa ngày mới của bạn nên bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng hơn. Bằng cách này, bạn có nhiều khả năng hoàn thành chúng trong ngày. Các nhiệm vụ ít quan trọng hơn luôn có thể đợi đến sau nếu không đủ thời gian.

Chúng ta đều biết rằng những điều nhất thiết phải làm lại tiêu tốn khá nhiều thời gian tuy nhiên giá trị mang lại không cao. Những điều như đi lại, lướt facebook, mua sắm hàng hóa chắc chắn phải làm và cuối cùng chúng ta lại có rất ít thời gian để theo đuổi mục tiêu và nềm đam mê. Vì vậy hãy xác định rõ mục tiêu ưu tiên của mình để tránh lãng phí thời gia không đáng có.

Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên

Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các nhiệm vụ mà bạn cần phải làm. Sau đó, từ danh sách, hãy sắp xếp các mục theo thứ tự ưu tiên của chúng. Điều gì khẩn cấp hơn, và điều gì quan trọng hơn? Còn gì thách thức hơn? Nhiệm vụ nào có thể mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành?

Những nhiệm vụ quan trọng nhất nên được thực hiện trước trong lịch trình của bạn. Chúng cần được ưu tiên hoàn thành trước. Những việc ít quan trọng hơn nên được lên lịch để chờ hoặc đặt vào cuối ngày hoặc cuối tuần – tùy thuộc vào loại lịch của bạn.

Khi bạn đã xác định và sắp xếp các nhiệm vụ của mình theo thứ tự ưu tiên, đã đến lúc đánh dấu chúng. Đây cũng là lúc để ghi chú vào bảng kế hoạch 1 ngày làm việc của bạn. Trong trường hợp có điều gì đó bạn cần nhớ về một nhiệm vụ, hãy nhớ ghi chú lại nó. Mỗi ghi chú được đặt bên cạnh nhiệm vụ tương ứng sẽ giúp bạn nhớ những chi tiết tốt hơn thường dễ bị quên.

Phân bổ thời gian cho các nhiệm vụ của bạn

Mỗi hoạt động sẽ cần một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành. Phân bổ lượng thời gian khác nhau cho các nhiệm vụ khác nhau dựa trên mức độ phức tạp của chúng và khả năng của bạn.

Hãy để những nhiệm vụ phức tạp hoặc đòi hỏi cao hơn chiếm phần lớn thời gian của bạn. Trong khi đó, hãy sắp xếp các nhiệm vụ cấp bách hơn trước trong lịch trình của bạn để bạn có thể hoàn thành chúng trước những nhiệm vụ ít khẩn cấp hơn. Bên cạnh mỗi công việc bạn nên viết ghi chú về lý do tại sao bạn cần nhiều thời gian như vậy cho mỗi nhiệm vụ tương ứng.

Hãy nhìn vào thực tế, đừng phân bổ quá ít thời gian cho bất kỳ hạng mục nào. Điều này có thể chỉ khiến bạn thất vọng vì không hoàn thành các công việc như đã đề ra. Các nhiệm vụ khó khăn hơn sẽ đòi hỏi nhiều thời gian hơn, vì vậy bạn nên ghi nhớ điều này trong khi  lập kế hoạch 1 ngày làm việc. Hãy cân nhắc rằng có xu hướng phát sinh ngoài ý muốn, vì vậy lịch của bạn cần phải quan tâm đến những tỷ lệ chênh lệch như vậy. Đừng quên thời gian giải lao giữa các nhiệm vụ

Đánh giá lại các hạng mục sau một ngày làm việc

Đánh giá lại các công việc đã làm được trong ngày sẽ giúp bạn nhìn lại những gì đã làm được và chưa làm được. Nếu bạn hoàn thành 100% kế hoạch đề ra trong ngày thì nên tự biểu dương, và khen thưởng, khích lệ bản thân. Lấy động lực cho những ngày tiếp theo. Nếu chưa hoàn thành thì phải xác định lý lo vì sao chưa hoàn thành, sai sót, chậm trễ ở chỗ nào từ đó tìm ra cách khắc phục cho ngày sau.

Nếu bạn phải chuyển một công việc của hôm nay sang ngày hôm sau, hãy cân nhắc đặt chúng lên hàng đầu để việc thay đổi không ảnh hưởng xấu đến chúng. Ngoài ra, khi thực hiện thay đổi, hãy đảm bảo bạn chỉ di chuyển những mục linh hoạt chứ không phải những mục có mức độ ưu tiên cao.

Viết nhật ký sau một ngày làm việc

Vào cuối ngày làm việc, hãy cân nhắc ghi lại đánh giá của bạn trong ngày để viết nhật ký. Đây là một cách tuyệt vời để đánh giá hiệu suất của bạn. Bạn đã đạt được mọi mục tiêu mà mình đã đề ra chưa? Bạn có hoàn thành mọi nhiệm vụ trong thời gian được phân bổ không? Có xu hướng nào trong hiệu suất của bạn mà bạn cần phải hành động không?

Từ nhật ký, bạn có thể biết liệu mình cần thêm hay bớt thời gian cho các công việc hàng ngày. Hoặc, bạn cũng có thể biết liệu thời gian bạn đang phân bổ nhiệm vụ có hoàn hảo hay không. Bất kỳ thách thức hoặc thất vọng nào bạn gặp phải trong công việc sẽ được giải quyết nếu bạn viết chúng dưới dạng nhật ký.

>>Xem thêm:

• Email thông báo nghỉ việc bằng tiếng anh
• 17 nguyên tắc vàng trong làm việc nhóm

Một số khó khăn khi thực hiện kế hoạch 1 ngày làm việc

• Thiết lập kế hoạch 1 ngày làm việc xong thì cất vào tủ và không thực hiện theo kế hoạch. Việc cố gắng thay đổi hoàn toàn, cùng một lúc sẽ rất khó khăn, do đó bạn không nên quá ép buộc bản thân mà chỉ cần quyết tâm thay đổi mỗi lần một thói quen ảnh hưởng tiêu cực đến cuộc sống của mình mà thôi. Cái gì lần đầu cùng khó vậy nên bạn đừng nên bỏ cuộc giữa chừng.
• Đặt quá nhiều mục tiêu trong ngày nhưng trong dài hạn thì lại không tận dụng, làm không nổi nên vỡ kế hoạch. Điều này khiến bạn tự tạo nên áp lực cho bản thân khi lập quá nhiều kế hoạch trong một ngày những không thực hiện được hết.
• Không dự liệu được thời gian của các công việc liên tiếp nhau giúp hoàn thành mục tiêu, nên thực tế khác xa kế hoạch.
• Chưa kiểm soát được các phiền nhiễu xung quanh. Điện thoạt, facebook, email, tán gẫu, đi lại, mua sắm,… tất cả những điều này sẽ khiến bạn phân tâm khi thực hiện kế hoạch 1 ngày làm việc. Phải tìm cách loại bỏ những phiền toái này sang một bên.
• Làm việc chăm chỉ những không giành thời gian nghỉ ngơi. Khiến bản thân trở nên ngột ngạt, bức bối. Con người sẽ ra quyết định tốt hơn khi đầu óc được thư giãn. Khi bạn giải tỏa căng thẳng, sự kiểm soát của vỏ não đối với các thói quen sẽ được tăng cường. Do vậy, không nên tạo quá nhiều áp lực cho bản thân.

Chúng ta nên coi những lần thất bại khi từ bỏ các thói quen tiêu cực là bước lùi tạm thời, chứ không nên vì đó mà từ bỏ cả quá trình cố gắng. Tự cảm thông sẽ giúp con người có thêm động lực phấn đấu và kiểm soát bản thân tốt hơn.

Để có kế hoạch 1 ngày làm việc khả thi bạn nên bắt đầu thực hiện từ đâu?

• Hãy nghĩ mình là một người dẫn đầu trong kế hoạch của bạn, dành toàn tâm sức cho bản kế hoạch đó.
• Kiên trì, nhẫn nại, tuân thủ đúng kế hoạch bạn đã đề ra, tránh trường hợp lập kế hoạch xong cất tủ.
• Nghiêm khắc từ bỏ thói quen cũ, chỉ thực hiện công việc khi và chỉ khi có kế hoạch trước trong đầu.
• Thực hiện lập kế hoạch tự những việc nhỏ, những việc bạn có đủ khả năng hoạch định rồi tăng dần độ khó của công việc.
• Tham khảo ý kiến hay những kế hoạch do người khác đã từng thực hiện có ích cho cho công việc của bạn.

Thói quen dễ xây dựng hơn khi chúng ta nhìn thấy ngay kết quả cống hiến của mình. Thật may mắn khi lập kế hoạch 1 ngày làm việc của bạn là một thói quen sẽ mang lại hiệu quả ngay lập tức. Bạn sẽ cảm thấy có tổ chức, tập trung và có động lực hơn với một kế hoạch cho những ngày sắp tới.