Thế giới việc làm

Nhiều bạn đang có ý định nộp đơn xin việc vào vị trí nhân viên của một công ty nào đó nhưng còn lo lắng và chưa đủ tự tin về bản thân. Lý do là chưa hiểu rõ về bản chất công việc nhân viên thu mua là gì? Thế giới việc làm sẽ xóa tan lo lắng của bạn bằng những câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua thường gặp nhất, qua bài viết dưới đây.

Nhân viên thu mua là gì?

Nhân viên thu mua là bộ phận chịu trách nhiệm mua hàng hóa, vật dụng, nguyên liệu sản xuất đảm bảo cho các hoạt động sản xuất luôn trơn tru và đạt hiệu quả cao. Nhân viên thu mua hoạt động trên cơ sở tìm mọi cách để tiết kiệm và kiếm tiền cho công ty.

Bất kỳ công ty nào cũng cần phải chi tiền cho các mặt hàng mà họ bán như chi phí sản xuất bao bì, nhãn mác…, khiến nhân viên thu mua trở nên quan trọng trong thực tế mọi ngành. Các nhân viên của bộ phận thu mua cũng mua các thiết bị được sử dụng để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của họ, chẳng hạn như lốp xe cho các công ty vận tải đường bộ. Nhưng bất kể mô tả công việc như thế nào, nhân viên mua hàng phải luôn đảm bảo cung cấp cho công ty những vật dụng cần thiết để hoạt động trơn tru.

>>Xem thêm:

• Email thông báo nghỉ việc bằng tiếng Anh
• Lập kế hoạch 1 ngày làm việc.

Những yêu cầu của một nhân viên thu mua

Nhân viên thu mua đòi hỏi các kỹ năng và chuyên môn rất cụ thể. Vì vậy bất kể câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua hoặc tình huống khi phỏng vấn của bạn là gì, việc hiểu rõ công việc và tính chất loại câu hỏi phỏng vấn và câu trả lời phù hợp với nhà tuyển dụng là rất có giá trị.

Kỹ năng của nhân viên thu mua

Nhân viên thu mua phải là những nhà đàm phán nhạy bén với kỹ năng giao tiếp tuyệt vời. Họ cần phải có tổ chức, chuyên nghiệp và có khả năng phân tích, theo dõi các xu hướng trong ngành của họ, cập nhật các đối thủ cạnh tranh. Hầu hết cần phải hiểu biết sâu sắc về máy tính và toán học, cả hai đều được sử dụng để ghi lại nhiều loại giao dịch

Trách nhiệm của nhân viên thu mua

Trước khi đi phỏng vấn bạn cần phải hiểu rõ trách nhiệm của nhân viên thu mua là gì, một khi đã hiểu rõ công việc của mình thì những câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua sẽ không có cơ hội làm khó bạn. Trách nhiệm của nhân viên thu mua bao gồm:

• Nghiên cứu các nhà cung cấp tiềm năng.
• So sánh và đánh giá các đề nghị từ nhà cung cấp.
• Đàm phán hợp đồng các điều khoản thỏa thuận và giá cả.
• Tạo và duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp chính để đảm bảo hàng hóa có chất lượng cao và được giao đúng thời hạn.
• Kiểm tra chặt chẽ tồn khi của công ty để đảm bảo mức tồn kho tối ưu.
• Theo dõi đơn đặt hàng và đảm bảo giao hàng kịp thời
• Đánh giá chất lượng sản phẩm đã mua.
• Nhập chi tiết đơn đặt hàng (ví dụ: nhà cung cấp, số lượng, giá cả) vào cơ sở dữ liệu nội bộ.
• Chuẩn bị các báo cáo về mua hàng, bao gồm cả phân tích chi phí
• Phối hợp với nhân viên kho để đảm bảo việc bảo quản phù hợp
• Tham dự các triển lãm và triển lãm thương mại để cập nhật các xu hướng trong ngành.

Đối với vai trò này, là một nhân viên thu mua bạn nên có kiến thức tốt về nghiên cứu thị trường, cùng với kỹ năng phân tích vững chắc để đảm bảo bạn đang xác định các đề nghị có lợi nhất. Đặc biệt là luôn đảm bảo mua những sản phẩm cần thiết cho hoạt động hàng ngày của công ty một cách kịp thời và đầy đủ nhất.

Những câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua là gì?

Những câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua là tập hợp một cái nhìn tổng thể về các kỹ năng và trình độ mà nhà tuyển dụng tìm kiếm ở các ứng viên để tìm ra người tốt nhất.

Câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua về kiến thức chung

• Tại sao bạn lại ứng tuyển vào vị trí nhân viên thu mua của công ty chúng tôi?
• Theo bạn công việc của một nhân viên thu mua là gì?
• Bạn nghĩ mình cần có những kỹ năng gì khi làm một nhân viên thu mua?
• Bạn nghĩ mình có những điểm nào phù hợp với vị trí nhân viên thu mua?
• Bạn có biết khái niệm nhà cung cấp là gì không?
• Thị trường tiêu thụ là gì?
• Tầm quan trọng của một nhân viên thu mua?

Câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua về kinh nghiệm làm việc

• Hãy nêu kinh nghiệm làm việc trước đây của bạn?
• Bạn đã từng làm việc ở vị trí nhân viên thu mua chưa?
• Công việc cũ của bạn có liên quan gì tới vị trí ứng tuyển hiện tại không?
• Kỹ năng mềm của bạn là gì?
• Kinh nghiệm của bạn với hàng tồn kho kịp thời với tư cách là một trợ lý mua hàng là gì?

Câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua về vai trò cụ thể

• Nền tảng của bạn đã chuẩn bị cho bạn như thế nào cho vai trò này trong công ty của chúng tôi?
• Bạn cần lưu ý điều gì khi mua một sản phẩm?
• Chiến lược của bạn để khám phá những sản phẩm tốt nhất là gì?
• Bạn sẽ cân nhắc những yếu tố nào khi chốt hợp đồng với nhà cung cấp?
• Kinh nghiệm của bạn trong việc tạo báo cáo là gì?
• Công nghệ giúp bạn như thế nào trong công việc?
• Khi nào thì tốt hơn nếu ký hợp đồng với nhà cung cấp thay vì mua hàng riêng lẻ?

Câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua về xử lý tình huống

• Thách thức trong việc sử dụng hàng tồn kho đúng lúc là gì? Làm thế nào bạn đảm bảo hệ thống này hoạt động tốt?
• Hãy tưởng tượng bạn đang xem xét hai lựa chọn nhà cung cấp: Một nhà cung cấp có sản phẩm chất lượng rất cao nhưng đắt tiền và một nhà cung cấp có sản phẩm chất lượng thấp hơn nhưng lại rẻ hơn. Bạn sẽ lựa chọn nhà cung cấp nào?
• Bạn thực hiện những bước nào để đảm bảo giao dịch mua hàng đúng hẹn?
• Nếu tôi đưa cho bạn một đơn đặt hàng, bạn sẽ thực hiện nó như thế nào?
• Làm thế nào để bạn quyết định hàng hóa bạn cần mua và với số lượng bao nhiêu?
• Trong xưởng sản xuất bị hư máy đột xuất làm ảnh hưởng đến dây chuyển sản xuất. Bạn sẽ làm gì nếu không liên lạc được với cấp trên để xin ý kiến chỉ đạo?
• Trưởng bộ phận sản xuất yêu cầu mua rất nhiều hàng hóa, tuy nhiên khi kiểm tra vẫn còn một số vật liệu trong kho có thể tận dụng, lúc ấy bạn sẽ giải quyết như thế nào?
• Nhà cung cấp liên tục đòi thanh toán công nợ khi chưa đến hạn, bạn sẽ căn cứ vào điều gì để giải quyết vấn đề này?
• Hàng tồn kho không sử dụng bị hư hỏng rất nhiều, bạn sẽ làm gì để tiết kiệm chi phí cho công ty?
• Nhớ lại thời điểm bạn đã thành công trong việc giảm giá mua hàng
• Hãy kể cho tôi nghe về khoảng thời gian bạn bất đồng với người quản lý của mình. Còn bạn thì sao và bạn đã xử lý nó như thế nào?
• Hãy cho tôi một ví dụ về lần bạn không mua được hàng tốt nhất. Bạn đã học được gì?
• Hãy kể cho tôi nghe về khoảng thời gian bạn rất căng thẳng trong công việc. Làm thế nào bạn có thể xoay xở được?
• Nhớ lại thời điểm một nhà cung cấp không tuân thủ các điều khoản trong thỏa thuận của bạn (ví dụ: giao hàng muộn, chất lượng thấp hơn, v.v.). Làm thế nào bạn có thể xoay xở được?

Hướng dẫn trả lời một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua

Sau đây là hướng dẫn trả lời một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua hay gặp nhất. Bạn có thể tham khảo một số cách trả lời sau:

Có bao nhiêu phương pháp thu mua hàng?

Nhân viên thu mua hàng phải biết các loại phương pháp khác nhau để đảm bảo rằng họ đặt hàng đúng số lượng vì cách này giảm thiểu số lượng hàng hóa có tại bất kỳ thời điểm cụ thể nào và cũng cần ít không gian lưu trữ hơn. Câu trả lời của ứng viên cho câu hỏi này sẽ cho phép nhà tuyển dụng đánh giá kinh nghiệm tổng thể và sự chú ý của họ đến từng chi tiết. Điều cần tìm trong câu trả lời:

• Kinh nghiệm làm nhân viên thu mua hàng
• Định hướng một cách chi tiết
• Kiến thức về các phương pháp mua hàng

Bạn có thể trả lời như sau: “Tôi có sáu năm kinh nghiệm với hàng tồn kho đúng lúc vì đây là chiến lược của tôi. Tôi thích đặt hàng với số lượng nhỏ; tuy nhiên, tôi sẵn sàng áp dụng tất cả các phương pháp phù hợp với nhu cầu của công ty.”

Hãy cho tôi biết về thời điểm mà bạn có thể giảm tổng chi phí của một đơn đặt hàng với tư cách là nhân viên thu mua?

Các công ty luôn tìm cách để giảm chi phí. Một nhân viên thu mua hiệu quả là có được các mặt hàng chất lượng với giá rẻ. Người nộp đơn lý tưởng sẽ có kinh nghiệm tìm kiếm các khoản giảm giá và nói chuyện với các nhà cung cấp về việc nhận tín dụng cho hàng hóa bị hư hỏng. Tập trung vào kỹ năng giao tiếp và sự quyết tâm của ứng viên. Cá nhân có khó khăn khi tìm cách cắt giảm một nửa số tiền mua hàng của họ không? Điều cần tìm trong câu trả lời:

• Quyết tâm và tập trung
• Kỹ năng giao tiếp xuất sắc
• Thể hiện kỹ năng tư duy phản biện

Bạn có thể trả lời như sau: “Ở công việc trước đây, tôi có thể dễ dàng giảm hóa đơn của chúng tôi với một nhà cung cấp mới bằng cách hỏi về giá phù hợp. Chúng tôi nhận được các mặt hàng chất lượng cao hơn với mức giá thấp hơn nhiều.”

Bạn thực hiện những bước nào để đảm bảo giao dịch mua hàng đúng hẹn?

Khi mua hàng hóa, điều cần thiết là nhân viên thu mua hàng phải biết khi nào hàng sẽ được xử lý, vận chuyển và giao hàng. Ứng viên lý tưởng sẽ có các bước mà họ thực hiện để đảm bảo rằng một sản phẩm sẽ đến tay khách hàng đúng thời gian và trong tình trạng tuyệt vời. Người nộp đơn sẽ hiểu tầm quan trọng của việc sử dụng các nhà cung cấp đáng tin cậy và có thông tin theo dõi. Điều cần tìm trong câu trả lời:

• Thể hiện kỹ năng ra quyết định
• Khả năng giải thích quy trình theo dõi
• Hiểu tầm quan trọng của việc làm việc với các nhà cung cấp đáng tin cậy

Bạn có thể trả lời như sau: “Để đảm bảo rằng các sản phẩm đến đúng thời gian, tôi mua hàng từ chính các công ty mà tôi đã luôn làm việc cho các đơn đặt hàng quan trọng. Tôi chỉ thực hiện các giao dịch nhỏ để dùng thử cho các nhà cung cấp mới.”

Làm thế nào để bạn quyết định hàng hóa bạn cần mua và với số lượng bao nhiêu với tư cách là một nhân viên thu mua?

Một ứng viên hiệu quả sẽ biết cách xác định hàng hóa cần mua và số lượng bao nhiêu. Mặc dù có thể là một quá trình đơn giản khi sắp xếp lại các mặt hàng, nhưng câu trả lời của người nộp đơn cho câu hỏi này sẽ cho bạn biết họ xử lý tốt các đơn hàng theo mùa không có số lượng cụ thể như thế nào. Ứng cử viên lý tưởng sẽ sử dụng phần mềm và các báo cáo của năm ngoái để xác định số lượng một mặt hàng sẽ bán được trong kỳ nghỉ lễ. Điều cần tìm trong câu trả lời:

• Kỹ năng máy tính đầy đủ
• Thoải mái với tính linh hoạt
• Hiểu tầm quan trọng của việc xem xét báo cáo trước khi hoàn tất đơn đặt hàng

Bạn có thể trả lời như sau: “Tùy thuộc vào thời điểm trong năm, tôi xác định mặt hàng mình cần bằng cách xem xét những mặt hàng được ưa chuộng vào năm ngoái cũng như xem nó có còn phù hợp hay không. Đối với các sản phẩm theo mùa, tôi mua theo từng đợt nhỏ để đảm bảo các mặt hàng được bán nhanh chóng.”

Bạn sẽ làm gì khi một nhà cung cấp không tuân thủ các điều khoản trong thỏa thuận ban đầu của bạn?

Các nhà cung cấp cung cấp cho các công ty các hợp đồng nêu chi tiết những gì mỗi bên dự kiến ​​sẽ nhận được. Ứng viên phù hợp sẽ có kinh nghiệm xử lý các tình huống tiêu cực với nhà cung cấp. Sản phẩm được giao trễ hoặc chất lượng thấp hơn mong đợi? Tập trung vào mức độ nghiêm trọng của tình huống, cách cá nhân muốn vấn đề được khắc phục và khả năng tiến lên phía trước của họ. Họ tiếp tục làm việc với cùng một nhà cung cấp hay họ tìm kiếm một nhà cung cấp mới? Điều cần tìm trong câu trả lời:

• Khả năng giữ bình tĩnh dưới áp lực
• Thể hiện kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân
• Thể hiện kỹ năng giải quyết vấn đề

Bạn có thể trả lời như sau:”Ở công việc trước đây của tôi, một nhà cung cấp đã giao trễ ba đơn đặt hàng trong vòng hai tuần. Tôi đã thông báo với họ sau khi đơn hàng thứ hai không đúng hạn rằng chúng tôi sẽ bắt đầu tìm kiếm một nhà cung cấp khác nếu điều này xảy ra lần nữa. Chúng tôi nhanh chóng bắt đầu sử dụng một công ty khác để mua hàng của chúng tôi hàng hóa.”

Nếu chúng tôi mua hàng từ một nhà cung cấp duy nhất, làm thế nào bạn biết được giá có hợp lý hay không?

Việc so sánh giá rất dễ dàng khi bạn mua một sản phẩm tiêu chuẩn được cung cấp bởi nhiều nhà cung cấp. Bạn có thể dễ dàng truy cập vào các điểm dữ liệu giá để so sánh. Tuy nhiên, khi bạn đang mua một sản phẩm tùy chỉnh từ một nguồn duy nhất, bạn không có nhiều điểm dữ liệu giá. Do đó, bạn cần sử dụng các kỹ thuật khác. Một trong những kỹ thuật khác đó là sử dụng “mô hình nên chi phí”.

Bạn sẽ xem xét những yếu tố nào nếu bạn phải sản xuất tiết kiệm chi phí trong một khung thời gian ngắn?

Khi nói đến nó, bạn có thể chỉ xem xét hai khía cạnh của chi tiêu để xác định xem một danh mục có chín muồi để tiết kiệm chi phí trong một khung thời gian ngắn hay không: nỗ lực và tác động. Bạn có thể tạo một góc phần tư đại diện cho bốn sự kết hợp của hai yếu tố này.

Tất cả các danh mục chi tiêu được xác định trong phân tích chi tiêu của bạn phải được chỉ định cho một trong các góc phần tư này. Các danh mục chi tiêu với nỗ lực thấp và tác động cao nên được xem xét đầu tiên nếu bạn phải tiết kiệm chi phí trong một khung thời gian ngắn.

Nếu một bộ phận muốn đặt hàng thiết bị vượt quá ngân sách, bạn sẽ làm gì?

Có nhiều tùy chọn có sẵn để xử lý yêu cầu mua hàng vượt quá ngân sách của khách hàng nội bộ. Từ chối đặt hàng chỉ là một – và có thể là cách tiếp cận kém chuyên nghiệp nhất – nên thực hiện. Một lựa chọn có thể được khám phá với khách hàng nội bộ là thuê thiết bị thay vì mua nó.

Bạn có thể giải thích từng bước quy trình mua hàng không?

Ngay cả trong các vai trò mua sắm chiến thuật nhất, người mua phải có thể hình dung quy trình mua hàng từ đầu đến cuối. Mỗi bước trong số chín bước này của quy trình mua chiến thuật cần được biết từ trong ra ngoài:

• Xác định nhu cầu.
• Truyền đạt nhu cầu.
• Xem xét nhu cầu.
• Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng.
• Tiến hành đấu thầu hoặc đàm phán.
• Lựa chọn nhà cung cấp.
• Chính thức hóa cam kết
• Theo dõi
• Đóng giao dịch

Điều gì sẽ khiến bạn tìm kiếm một nhà cung cấp mới?

Có nhiều yếu tố buộc một chuyên gia thu mua phải tìm kiếm một nhà cung cấp mới. Những điều này bao gồm từ việc nhận được yêu cầu của khách hàng nội bộ đối với một sản phẩm hoặc dịch vụ chưa từng được tổ chức mua trước đó cho đến sự thất bại của một nhà cung cấp hiện tại.

Trên đây là một số câu hỏi phỏng vấn nhân viên thu mua thường hay gặp nhất. Thế giới việc làm hy vọng đây sẽ là những thông tin bổ ích cho bạn trước ngày phỏng vấn. Chúc bạn có được việc làm như ý.